Deux cents jours par an.
C’est le temps que l’on passe à travailler dans un bureau.
Que l’on soit accro au travail ou non, nos bureaux sont donc une sorte de deuxième maison. Cette réalité exige que notre lieu de travail soit bien plus qu’un simple décor professionnel.
Ça doit être un véritable espace où il fait bon de travailler !
Mais ce chiffre montre aussi qu’une part importante de notre empreinte écologique se fait durant nos heures de travail ! Bien choisir ses bureaux est donc essentiel.
Espaces confortables, bien situés, avec une bonne performance énergétique, …
À Paris, comme ailleurs, la liste des critères est longue.
On vous donne donc quelques astuces pour mettre la main sur le bureau idéal qui permettra à votre entreprise de se développer dans les meilleures conditions… tout en ayant un impact social et environnemental positif !
Localisation : trouver des espaces professionnels bien situés à Paris
Vous êtes une entreprise en pleine transformation à Paris et vous envisagez sérieusement de déménager vos bureaux ?
La question de l’emplacement de votre nouveau QG professionnel se pose forcément. En réalité, c’est même un des éléments les plus importants, car de là découle une multitude d’impacts !
Le choix de l’emplacement idéal pour vos bureaux parisiens repose principalement sur trois critères :
1. Des bureaux parisiens à proximité des transports en commun
De nos jours, la proximité des transports en commun est devenue une préoccupation majeure pour les salarié∙es, particulièrement en Île-de-France, où la mobilité urbaine évolue rapidement.
La politique de la ville s’oriente maintenant vers des modes de déplacement plus durables au cœur de Paris, ce qui complexifie les déplacements en voiture.
Dans ce contexte, avoir des transports en commun à proximité de vos bureaux est un véritable atout. D’autant plus que les Français∙es font de plus en plus attention à leur empreinte environnementale.
Eh oui, pour un trajet équivalent, une personne en métro ou tramway consomme dix fois moins d’énergie qu’un∙e automobiliste !
Pensez également aux cyclistes ! Vérifiez qu’un endroit est prévu pour mettre les vélos de vos collaborateurs et collaboratrices à l’abri et qu’ils ou elles puissent se doucher dans les locaux.
2. Des bureaux adaptés à votre budget
La décision concernant l’emplacement de vos bureaux à Paris est étroitement liée à votre enveloppe budgétaire.
Dans la capitale, les coûts de location des espaces de bureau sont élevés. Il est donc important d’avoir une connaissance précise de votre budget, en prenant en compte toutes les charges. Votre recherche pourra ainsi être affinée et vous y verrez plus clair sur la superficie que vous pouvez vous permettre de louer.
3. Des bureaux accessibles à l’ensemble de vos parties prenantes
La proximité avec votre clientèle, vos partenaires, vos financeur∙euses, vos bénévoles, etc. doit figurer parmi les critères essentiels à considérer lors du choix de l’emplacement de vos bureaux à Paris.
Personne n’est vraiment ravi lorsqu’il faut faire plus d’une heure de trajet pour un rendez-vous !
Pour entretenir des liens solides avec votre réseau, optez donc pour un lieu facilement accessible, qui dispose de salles de réunion et de formation à Paris.
Aussi, il est toujours apprécié tant par vos salarié∙es que par vos partenaires de se trouver au cœur d’un quartier dynamique. Prenez en compte la proximité des commerces (restaurants, épiceries, boulangeries, etc.) et des structures locales pour créer un environnement propice à la croissance de votre entreprise.
Enfin, et c’est important de le rappeler, vérifiez que des aménagements pour les personnes en situation de handicap sont prévus sur place. Une rampe d’accès pour fauteuils roulants, la largeur des portes et des couloirs, un ascenseur, … ce sont des éléments à avoir en tête.
A titre d’exemple, pour être en adéquation avec les trois critères cités, nous avons le choix d’implanter notre nouveau tiers-lieu WIKIVILLAGE dans le 20e arrondissement de Paris. Il est ainsi entouré de nombreux transports doux (tram, métro et pistes cyclables) et propose aux entreprises de louer des bureaux dans un lieu accessible, demandeur d’activités professionnelles et d’initiatives. En effet, pour un impact social plus important et contribuer à la dynamisation du territoire, WIKIVILLAGE se situe au cœur d’un Quartier Prioritaire de la Ville.
Quelles surfaces pour des bureaux adaptés aux besoins de votre entreprise à Paris ?
Choisir le secteur géographique de vos bureaux ? C’est fait !
Maintenant, avant de vous lancer dans les visites, il est essentiel de bien définir vos besoins.
1. Évaluez avec précision la superficie de bureau requise
L’erreur fréquente est de négliger certains éléments dans ce calcul, tels que les espaces de circulation, les locaux techniques, la zone de reprographie, les salles de réunion, etc. En plus de ces spécificités, l’espace nécessaire peut varier en fonction de votre secteur d’activité. Par exemple, un∙e architecte aura probablement besoin d’un espace plus vaste qu’un∙e développeur∙euse informatique !
2. L’aménagement de vos bureaux à Paris
Une fois que vous avez en tête la surface dont vous avez besoin, vous pouvez commencer à vous pencher sur l’aménagement de vos espaces.
Cloisons, open space, flex office, tout est à portée de réflexion pour garantir l’épanouissement de vos collaborateurs et collaboratrices.
Les salles de réunion sont également un élément clé à ne pas négliger. Combien de fois avez-vous été pris∙e au dépourvu, cherchant désespérément une salle 10 minutes avant le début d’une réunion ou d’une formation ?
Enfin, pensez aux espaces détente, qui sont bien plus que des coins tranquilles pour prendre une pause-café. Ce sont des oasis de créativité et un foyer où se tissent des liens solides entre collègues. Ils sont l’ingrédient secret pour transformer vos bureaux parisiens en un lieu agréable et propice à la cohésion.
Vous l’aurez compris, évaluer la surface que vous jugez nécessaire est une étape cruciale, car elle aura un impact direct sur le montant de votre loyer et vos charges.
Pour éviter à votre budget de grimper en flèche, des locaux partagés avec d’autres entreprises peut être une solution.
Au tiers-lieu WIKIVILLAGE situé à Paris 20e, les services (wifi, reprographie, …) et les espaces (salles de réunion, cuisine, douches, …) sont mutualisés entre les différentes entreprises. Cette approche permet d’augmenter les surfaces mises à disposition et de diminuer les coûts.
Selon notre expérience, une structure de 8 personnes envisage 130 m² (8 postes de travail, une salle de réunion, un coin repas, un espace reprographie, …). Pourtant 65 m² privatif et des espaces communs pourraient suffire !
Ainsi, quelle que soit la taille des bureaux privatifs des organisations à WIKIVILLAGE, elles bénéficient de plus de 1 300 m² d’espaces mutualisés !
3. Négociez le bail
C’est le moment de mettre en pratique toutes vos leçons apprises à l’école et de sortir le grand jeu : négociez votre bail !
En effet, il est tout à fait envisageable de négocier divers aspects de votre contrat, tels que le loyer, la surface, la durée d’engagement, les modalités de résiliation, etc.
Dans un, deux ou trois ans, votre entreprise ne sera sûrement pas la même qu’aujourd’hui et vos besoins évolueront en conséquence. Anticiper ces perspectives de croissance lors de la négociation de votre bail peut s’avérer être une stratégie judicieuse pour assurer la flexibilité et la réussite de votre entreprise.
Toujours à WIKIVILLAGE, les entreprises qui louent un bureau ont par exemple la possibilité de déménager au sein même du bâtiment, pour réduire ou agrandir leur espaces tout en conservant la même adresse.
Des bureaux avec une bonne performance énergétique à Paris
La quête de bureaux à Paris s’accompagne d’une recherche pour trouver la perle rare en termes de performance énergétique.
Et même si cette recherche n’est pas une mince affaire, le jeu en vaut la chandelle.
En effet, à l’heure où les coûts de l’énergie sont en constante augmentation, la réduction des dépenses est toujours la bienvenue.
Par ailleurs, les salarié∙es sont de plus en plus nombreux∙euses à se préoccuper de l’environnement. Face à cette tendance, les entreprises doivent agir et cela passe aussi par des bureaux plus écologiques.
La loi de transition énergétique pour la croissance verte, promulguée en 2015, et le schéma régional climat air énergie d’Île-de-France (SRCAE), adopté en 2012, ont notamment établi des objectifs de réduction de la consommation énergétique des bâtiments de bureau d’ici à 2050. Plus récemment, la loi ELAN du 23 novembre 2018, portant sur l’évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, a renforcé cet engagement à travers le dispositif « éco-énergie tertiaire ». Celui-ci stipule que les consommations énergétiques des bureaux de plus de 1 000 m² devront progressivement être réduites d’ici 2030, 2040 et 2050.
Pour être en parfaite adéquation avec nos valeurs et la loi, le tiers-lieu WIKIVILLAGE à Paris a par exemple pour objectif d’être 5 à 10 fois plus économes en énergie que la moyenne des bâtiments tertiaires en France. Le tiers-lieu s’inscrit alors dans une démarche d’immobilier durable.
De nombreuses initiatives environnementales sont en effet mises en place : panneaux photovoltaïques en toiture, énergie non fossile sans nucléaire et citoyenne, toilettes à séparation d’urine pour une maîtrise des consommations d’eau, réflexion globale sur les circuits courts pendant toute la vie du bâtiment, une construction en bois local, etc.
WIKIVILLAGE veille également au tri déchet, à la sensibilisation des équipes, etc. En réalité, une multitude d’actions peut être mise en place pour permettre à votre entreprise de maîtriser son impact.
Avez-vous réfléchi à l’offre de services et équipements de bureaux ?
Vous avez trouvé vos locaux de rêve, mais avez-vous pensé à tous les à-côtés ?
Il est important de prendre le temps d’étudier les offres de manière approfondie et de ne pas céder au premier coup de cœur sans avoir vérifier tous les critères. Il n’est pas rare de voir des propriétaires proposer des locaux à des prix séduisants, pour ensuite facturer le moindre service supplémentaire !
Avant de choisir vos futurs bureaux à Paris, une réflexion doit donc être menée sur le niveau de services et d’équipements souhaités.
A titre d’exemple, l’offre de notre tiers-lieu WIKIVILLAGE à Paris comprend non seulement l’espace de bureau, mais également de nombreux services et équipements. Selon votre contrat, le café, la reprographie, le wifi, le courrier, le ménage, l’éclairage, le chauffage, la maintenance, l’accès à des salles de réunion et aux cuisines ou encore le sécurité du bâtiment sont compris dans le prix du loyer.
Des bureaux parisiens à l’image de votre entreprise
On l’oublie parfois, mais les locaux de votre entreprise sont un outil de communication à part entière.
L’emplacement de vos locaux à Paris, l’aménagement des bureaux mais aussi le bâtiment en lui-même reflètent votre identité.
Aussi, dans un contexte où de plus en plus de salarié∙es sont soucieux de leur impact environnemental, louer des bureaux dans un bâtiment respectueux de l’environnement, comme c’est le cas des tiers-lieux ETIC, peut être un bon moyen d’être en adéquation avec les valeurs de vos collaborateurs et collaboratrices et la société dans laquelle on évolue.
Enfin et surtout, demander l’avis de vos salarié∙es est essentiel pour bien choisir vos nouveaux bureaux. L’emménagement doit être le fruit d’une réflexion commune qui correspond aux attentes de toutes et tous !
En conclusion, le choix de bureaux éco-responsables à Paris ne se limite pas à la simple sélection d’un espace de travail. C’est une démarche stratégique qui englobe la localisation, la taille, l’aménagement, la performance énergétique, les services et l’image que vous souhaitez projeter.
Vos bureaux sont bien plus que des lieux de travail : ce sont des espaces où se développe votre organisation, où se lient des collaborations et où se manifestent vos valeurs environnementales.
Prenez le temps de réfléchir à chaque détail, impliquez vos collaborateurs et collaboratrices dans la décision, et assurez-vous que vos bureaux à Paris soient à la hauteur de votre vision d’une entreprise moderne, responsable, et tournée vers l’avenir !
Et pour aller plus loin dans la réflexion de vos nouveaux bureaux responsables, la question du versement de votre loyer peut se poser. Payer son loyer à une Entreprise Solidaire d’Utilité Sociale (ESUS) plutôt qu’à un fond de pension, n’est-ce pas LE point essentiel ?
