Gérer son tiers-lieu
3- Mise en exploitation & suivi
Pourquoi se faire accompagner pour la gestion de votre tiers-lieu après son ouverture ?
Une fois la rénovation terminée, il reste à identifier ce dont vous avez besoin pour faire un lieu à votre image et correspondant à l’offre que vous voulez proposer.
Quel que soit votre projet de tiers-lieu durable, la mise en exploitation est un moment clé et d’une importance capitale pour bien réussir le lancement de votre projet.
Au-delà de l’aménagement, la gestion d’un tiers-lieu, comme toute gestion d’un espace, est soumise à des obligations techniques et réglementaires qui dépendent du type de bâtiment, des équipements et installations qui y sont présents et de l’usage (destination, activité) auquel l’espace est destiné. À ces obligations techniques et réglementaires s’ajoutent les différents niveaux de services prévus et adaptés aux porteur‧euses de projet.
Enfin, l’écosystème territorial et l’inscription de la communauté dans ce cadre sont une opportunité à ne pas manquer. Il faudra notamment affirmer l’identité de votre lieu et sa visibilité pour le mettre au service de la communauté.
Avant les travaux terminés et le lieu ouvert, il faut prévoir la gestion immobilière, locative, administrative et financière, ainsi que la commercialisation des espaces et l’animation au quotidien.
Nos offres liées à la planification, la mise en œuvre et le suivi de la gestion de votre tiers-lieu responsable
Une fois l’étude de faisabilité pour le montage de votre projet et la conception-réalisation de votre tiers-lieu effectuées, différentes missions sont à prendre en compte dans les phases de lancement et de gestion courante d’un tel lieu :
La gestion de votre structure immobilière
1. La gestion immobilière
Cette mission de gestion a pour finalité de définir les actions nécessaires en termes d’entretien et de maintenance, d’évolution règlementaire et de suivi de sinistres avec les assurances. Elle permet de maintenir le bâtiment en conformité règlementaire durant son exploitation.
2. La gestion locative
La mission de gestion locative consiste à concevoir les comptes de charges, faire les appels de loyer, la réédition des comptes de charges, le suivi des impayés, la gestion de conflits.
Comme beaucoup de métiers, celui-ci est réglementé, notamment avec la nécessité d’obtenir une carte professionnelle et une assurance métier spécifique.
3. L’assistance administrative et financière
Cette mission propre à la structure immobilière permet le suivi des comptes, la gestion des dettes bancaires, le suivi administratif de la société et l’animation de sa gouvernance.
Les missions d’exploitation
1. La gestion des services généraux
Il s’agit d’assurer, en fin de phase projet et avant le lancement opérationnel, que l’aménagement des espaces, les installations et équipements mis en place répondent aux activités et particularités du projet et ont leurs contrats d’entretien obligatoires en place.
Cette étape permettra également d’identifier précisément quelles sont les obligations techniques et réglementaires qui dépendent des équipements et installations, mais également des activités prévues (évènementiel, restauration, bureau, etc.).
Grâce à cette identification, il sera possible d’établir un plan d’entretien et de maintenance qui garantira
l’identification et le suivi des différentes prestations. Ce plan et son suivi seront mis à jour et adaptés tout au long de la vie du lieu.
2. La gestion locative
La gestion locative regroupe les activités de prévision et de suivi des loyers et compte de charges. Cela concerne les étapes préliminaires d’élaboration d’un compte de charges prévisionnel, le suivi de l’évolution des loyers, les rééditions des comptes et le suivi des impayés et du recouvrement.
3. La communauté
Une phase préliminaire est nécessaire pour préciser la communauté à laquelle on s’adresse, se fixer un cadre d’action et élaborer l’offre de services dans son ensemble pour répondre à ses besoins.
Il est impératif pour l’équilibre du lieu d’avoir une communauté forte, et donc d’animer et de commercialiser les espaces régulièrement pour assurer un remplissage constant.
« Avec le déconfinement, j’ai vu les limites de la flexibilité de notre organisation : avoir 21 salarié·es sur 9 sites différents, c’est autant de protocoles de déconfinement à rédiger, car ils ne sont pas tous et toutes dans des tiers-lieux ETIC où c’est bien fait ! »
Florence MARTIN, résidente du COMPTOIR – ENERGIE PARTAGEE
Nos offres pour la gestion de votre tiers-lieu
En 2023, ETIC gère 8 tiers-lieux professionnels dans toute la France et 2 en cours de construction/rénovation à Lille et Paris. Forte de cette expérience dans l’immobilier durable, qui est son cœur de métier, ETIC vous propose la gestion immobilière de votre tiers-lieu selon 3 modèles principaux d’implication :
Vous avez trouvé votre propriétaire ou l’êtes vous-même
Vous souhaitez confier à ETIC certaines tâches ? ETIC peut être mandatée, au choix, pour des missions de gestion immobilière, locative, d’assistance administrative et financière, de commercialisation, d’exploitation et d’animation. Nous avons notre carte de gestion immobilière depuis 2011.
Votre tiers-lieu devient un tiers-lieu labellisé ETIC
Vous exploitez tout ou partie du tiers-lieu et l’animez, tandis qu’ETIC est co-investisseuse de la foncière et assure la gestion immobilière, la gestion locative, l’assistance administrative et financière, et en option la commercialisation.
Votre tiers-lieu devient une cité ETIC
ETIC est co-investisseuse de la foncière et assure la gestion immobilière, la gestion locative, l’assistance administrative et financière, la commercialisation, l’exploitation et l’animation.
Elles sont accompagnées dans la gestion de leurs tiers-lieux
Ces organisations qui innovent et construisent les modèles durables de demain ont été ou sont accompagnées par ETIC dans la gestion et l’exploitation de leurs tiers-lieux durables.
ETIC vous accompagne pour la gestion de votre tiers-lieu
Exemple de la collaboration avec la SCIC les Imaginations Fertiles pour le projet du tiers-lieu de Bellefontaine à Toulouse, LE FIL, un lieu labellisé ETIC qui a ouvert ses portes en 2023.
Exemple : L’accompagnement des Imaginations Fertiles
« Les Imaginations Fertiles développent et animent un tiers-lieu d’innovation sociale à Toulouse depuis 2013. Notre parcours de création nous a amenés à rencontrer ETIC dont le modèle nous a inspirés et nous avons bénéficié d’un transfert de savoir-faire financé par l’Avise et animé par Cécile GALOSELVA d’ETIC au démarrage de notre projet (2012). Suite à la vente de nos espaces de travail à un promoteur immobilier en 2018 et après plusieurs mois de recherche, nous avons identifié un nouveau site prometteur dans un quartier prioritaire de Toulouse. Nous nous sommes alors naturellement tournés vers ETIC pour la faisabilité financière de ce projet et le portage foncier. La suite d’une belle collaboration basée sur la complémentarité des expertises entre nos deux structures.
Nous avons travaillé et porté avec ETIC les différentes phases du projet : la construction du programme architectural à travers l’analyse des besoins des entreprises futures locataires, l’animation de la dynamique sur le quartier, l’appel d’offres et le suivi des architectes, la recherche de financements publics et la commercialisation du site que nous avons menés en étroite collaboration.
L’implication de l’équipe d’ETIC a permis aux Imaginations Fertiles de concrétiser un projet ambitieux et d’appuyer par leur expertise reconnue la démarche de structuration foncière vis-à-vis de nos partenaires institutionnel· les. Nous avons appris à travailler avec une partenaire compétente et engagée et la stimulation réciproque est très positive. Un vrai partenariat équilibré basé sur un partage de valeurs et de pratiques. »
Agnès GAIGNEUX, Gérante – SCIC Les Imaginations Fertiles.
Besoin de conseils pour la gestion immobilière & mise en exploitation de votre tiers-lieu ?
